Politique de Confidentialité de Code Club Luxembourg

Introduction

Code Club Luxembourg (« nous », « notre », « nos ») s’engage à protéger la vie privée de nos membres, bénévoles et de toute personne dont nous traitons les données personnelles. Nous collectons vos données personnelles afin d’assurer la gestion et l’administration de nos ateliers et événements, pour communiquer avec vous concernant nos activités, faire un suivi des participations et améliorer nos services et offres. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos données personnelles.

Définitions

• Donnée à caractère personnel : C’est toute information concernant une personne physique qui peut être directement ou indirectement identifiée. Cela peut inclure des éléments tels que le nom, le prénom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, ou d’autres informations que vous pourriez fournir lors de l’inscription à nos ateliers ou événements.
• Traitement : C’est toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel. Cela comprend, sans s’y limiter, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’utilisation, la consultation, et la suppression de ces données.
• Responsable du traitement : C’est l’entité qui détermine comment et pourquoi les données à caractère personnel sont traitées. Dans le contexte de cette politique, le responsable du traitement est Code Club Luxembourg.

Portée de la Politique

Cette Politique concerne toutes les personnes dont Code Club Luxembourg traite les données, y compris, mais sans s’y limiter, nos membres, bénévoles, parents ou tuteurs de mineurs, participants à nos événements et visiteurs de notre site internet.

Veuillez noter que cette politique ne concerne pas les entités juridiques, mais uniquement les personnes physiques.

Types de données collectées

Nous pouvons collecter et traiter les informations suivantes :

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Informations sur les ateliers auxquels vous avez participé ou que vous avez animés
• Autres données que vous pourriez fournir via des formulaires, et toute autre information pertinente que nous pourrions nécessiter.

Lorsque des mineurs participent à nos ateliers, nous pouvons également collecter des informations pertinentes à leur participation, avec le consentement des parents ou tuteurs légaux.

Quand et comment collectons-nous vos données?

Collecte directe: La plupart du temps, nous obtenons vos données personnelles directement de vous. Vous pouvez nous fournir des informations dans divers contextes, notamment :

• Lorsque vous vous inscrivez en tant que membre ou bénévole.
• Lorsque vous vous inscrivez à un atelier ou à un événement que nous organisons.
• Lorsque vous remplissez des formulaires que nous mettons à votre disposition, en ligne ou sur papier.
• Lorsque vous nous contactez par les différents moyens de communication que nous proposons (e-mail, téléphone, etc.).

Collecte par l’intermédiaire de tiers: Il est possible que nous obtenions des informations vous concernant par l’intermédiaire de tiers. C’est notamment le cas pour les mineurs qui s’inscrivent à nos ateliers, lorsque les données sont fournies par leurs parents ou tuteurs légaux.

Sources externes: Bien que cela soit moins courant, nous pourrions obtenir des informations sur vous par le biais de partenaires ou d’organisations associées, surtout si vous avez participé à des événements ou à des programmes conjoints.

Nous nous engageons à utiliser ces informations uniquement dans le respect des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et à garantir leur sécurité et leur confidentialité.

Obligation de fournir des données

Lorsque vous vous engagez avec Code Club Luxembourg, certaines informations peuvent être nécessaires pour assurer la sécurité, le bon déroulement des activités et la communication appropriée. Voici quelques situations où nous pourrions avoir besoin de vos données:

1. Inscription à un atelier ou à une activité : Pour assurer la sécurité et l’organisation, nous pourrions avoir besoin de données telles que le nom, l’âge et les coordonnées de contact pour chaque participant. Il peut également être nécessaire d’avoir les coordonnées d’un parent ou d’un tuteur pour les participants mineurs.
2. Devenir bénévole ou membre : Pour ceux qui souhaitent contribuer en tant que bénévoles ou devenir membres, des informations supplémentaires pourraient être nécessaires pour des raisons de coordination et de sécurité.
3. Inscription à des newsletters ou mises à jour : Si vous souhaitez recevoir des mises à jour régulières de notre part, une adresse e-mail valide serait nécessaire.

Il est important de souligner que la fourniture de données personnelles est généralement volontaire. Cependant, dans certaines situations, ne pas fournir les informations nécessaires pourrait limiter votre capacité à participer à certaines activités ou à recevoir certains services.

Bases juridiques pour le traitement des données

Chaque traitement de données à caractère personnel que nous effectuons repose sur une base juridique précise conformément au RGPD :

1. Consentement: Lorsque vous vous inscrivez volontairement à nos ateliers, événements ou à notre newsletter, nous traitons vos données sur la base de votre consentement explicite. Ce consentement est libre, informé et vous pouvez le retirer à tout moment.
2. Exécution d’un contrat: Si vous êtes un membre, un bénévole ou un partenaire, nous pouvons traiter vos données dans le cadre de l’exécution d’un accord ou d’un contrat. Par exemple, cela pourrait s’appliquer lorsque vous vous engagez à animer un atelier ou à fournir un service.
3. Intérêt légitime: Nous traitons certaines données pour nos intérêts légitimes, par exemple pour améliorer nos services, garantir la sécurité de nos ateliers et événements, ou pour des besoins administratifs. Nous veillons toujours à équilibrer nos intérêts avec vos droits et libertés.

Utilisation des données

Vos données sont utilisées pour :

• Assurer la gestion et l’administration de nos ateliers et événements
• Communiquer avec vous concernant nos activités
• Faire un suivi des participations
• Améliorer nos services et offres

Partage des données

Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins commerciales. Cependant, nous pouvons collaborer avec des partenaires ou des fournisseurs de services qui ont accès à vos données pour fournir des services spécifiques en notre nom (par exemple, l’hébergement du site web). Ces partenaires sont tenus de traiter vos données de manière confidentielle et sécurisée.

Transferts internationaux de données

Nos activités principales de traitement des données se déroulent au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Cependant, certains de nos fournisseurs de services de cloud pourraient stocker des données en dehors de l’EEE. Dans de tels cas, nous nous appuyons sur les déclarations de conformité au RGPD de ces fournisseurs pour garantir que vos données bénéficient d’un niveau de protection adéquat.

Il n’est pas dans notre intention de transférer activement vos données en dehors de l’EEE, sauf dans le cadre de l’utilisation de ces services spécifiques. Nous nous engageons à surveiller la situation et à revoir nos pratiques si nécessaire pour garantir la protection de vos données.

Durée de conservation

Nous nous engageons à ne pas conserver vos données personnelles au-delà du temps nécessaire pour réaliser les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée de conservation varie selon la nature des données et la raison pour laquelle elles ont été collectées :

• Données relatives à la participation à un atelier : Ces informations sont conservées pendant la durée de l’atelier, puis un supplément de 6 à 12 mois pour gérer les éventuelles tâches administratives et de suivi.
• Informations de contact ou de membre : Ces données sont conservées aussi longtemps que vous êtes membre actif du Code Club Luxembourg. Après cela, nous pourrions conserver vos informations pendant un supplément de 1 à 2 ans pour des raisons liées à votre adhésion, sauf indication contraire de votre part.
• Données comptables ou fiscales : Conformément à la législation luxembourgeoise, ces données sont conservées pendant une période de 10 ans.

Veuillez noter que nous révisons régulièrement nos politiques de conservation pour nous assurer qu’elles restent conformes aux réglementations en vigueur et à nos besoins opérationnels.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous avez le droit d’accéder à vos données, de les rectifier, de demander leur suppression, de limiter leur traitement et de vous opposer à leur traitement. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à dataprotection@codeclub.lu.

Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les délais prescrits par le RGPD, généralement dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, sauf exceptions. Si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons pas répondre à votre demande dans ce délai, nous vous informerons des raisons du retard.

Sécurité

Quelle que soit la taille de notre organisation, la sécurité de vos données est une priorité. Nous prenons des mesures proactives pour protéger vos informations :

• Stockage sécurisé: Nous stockons les informations électroniques dans des environnements sécurisés, protégés par mot de passe et avec un accès limité.
• Formation: Nos bénévoles et employés sont sensibilisés à l’importance de la confidentialité des données et sont formés à adopter des pratiques sûres pour manipuler les informations personnelles.
• Mises à jour régulières: Nous veillons à ce que les logiciels et les applications que nous utilisons soient régulièrement mis à jour pour bénéficier des dernières corrections de sécurité.
• Accès limité: Seul le personnel autorisé a accès aux données personnelles, et cet accès est limité en fonction de la nécessité.
• Révision des tiers: Si nous utilisons des fournisseurs tiers, comme Google Workspace, nous nous fions à leur réputation et à leur engagement en matière de protection des données.

Nous sommes déterminés à assurer la protection et la confidentialité de vos données avec le sérieux et l’attention que cela requiert.

Utilisation de notre site web

Cookies et technologies similaires: Notre site utilise des cookies principalement pour des raisons fonctionnelles, notamment pour permettre à notre équipe de rester connectée à la section administrative. Ces cookies ne collectent pas d’informations personnelles vous concernant et ne sont pas utilisés à des fins de marketing ou de suivi. Si vous souhaitez en savoir plus sur les cookies et comment les gérer, nous vous invitons à consulter les paramètres de votre navigateur.

Liens vers d’autres sites: Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites web externes. Veuillez noter que nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité de ces sites tiers. Nous vous encourageons à lire les politiques de confidentialité de chaque site que vous visitez. Notre politique de confidentialité s’applique uniquement aux informations collectées par notre site web.

Mises à jour de cette politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour occasionnellement cette politique de confidentialité pour refléter les évolutions légales, technologiques ou organisationnelles. En cas de modifications majeures affectant la manière dont nous traitons vos données personnelles ou vos droits en tant qu’utilisateur, nous vous en informerons activement, soit par notification sur notre site web, soit par e-mail, selon ce qui est le plus approprié. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos données.

En cas de préoccupation concernant le traitement de vos données personnelles par le Code Club Luxembourg, veuillez d’abord nous contacter. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou si vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été résolues, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données à l’adresse suivante :

Commission Nationale pour la Protection des Données
Service réclamation
1 Avenue du Rock’n Roll
L-4361 Esch-Sur-Alzette
Tel : +352 26 10 60-1
Mail : info@cnpd.lu

Date de la dernière modification de cette politique