Datenschutzrichtlinie des Code Club Luxembourg

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Inleitung

Code Club Luxemburg (« wir », « unser », « unsere ») verpflichtet sich, die Privatsphäre unserer Mitglieder, Ehrenamtlichen und aller Personen, deren persönliche Daten wir verarbeiten, zu schützen. Wir sammeln Ihre persönlichen Daten, um die Verwaltung und Organisation unserer Workshops und Veranstaltungen sicherzustellen, mit Ihnen über unsere Aktivitäten zu kommunizieren, die Teilnahme nachzuverfolgen und unsere Dienstleistungen und Angebote zu verbessern. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie wir Ihre persönlichen Daten sammeln, verwenden, offenlegen und schützen.

Definitionen

  • Persönliche Daten: Hierbei handelt es sich um Informationen über eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dies kann Elemente wie den Namen, Vornamen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder andere Informationen einschließen, die Sie bei der Anmeldung zu unseren Workshops oder Veranstaltungen angeben könnten.
  • Verarbeitung: Dies bezeichnet jegliche Operation oder Reihe von Operationen, die mit persönlichen Daten durchgeführt werden. Dies umfasst, ohne darauf beschränkt zu sein, das Sammeln, Aufzeichnen, Organisieren, Aufbewahren, Verwenden, Konsultieren und Löschen dieser Daten.
  • Datenverantwortlicher: Dies ist die Einheit, die bestimmt, wie und warum persönliche Daten verarbeitet werden. Im Kontext dieser Richtlinie ist der Datenverantwortliche Code Club Luxemburg.

Geltungsbereich der Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, deren Daten von Code Club Luxemburg verarbeitet werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, unsere Mitglieder, Ehrenamtlichen, Eltern oder Erziehungsberechtigte von Minderjährigen, Teilnehmer an unseren Veranstaltungen und Besucher unserer Website. Bitte beachten Sie, dass diese Richtlinie sich nicht auf juristische Personen bezieht, sondern nur auf natürliche Personen.

Arten der gesammelten Daten

Wir können die folgenden Informationen sammeln und verarbeiten:

  • Name und Vorname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Informationen über Workshops, an denen Sie teilgenommen haben oder die Sie geleitet haben
  • Andere Daten, die Sie möglicherweise über Formulare bereitstellen, und alle weiteren relevanten Informationen, die wir benötigen könnten.

Wenn Minderjährige an unseren Workshops teilnehmen, können wir auch relevante Informationen zu ihrer Teilnahme sammeln, mit Zustimmung der Eltern oder gesetzlichen Vertreter.

Wann und wie sammeln wir Ihre Daten?

Direkte Sammlung: Meistens erhalten wir Ihre persönlichen Daten direkt von Ihnen. Sie können uns Informationen in verschiedenen Kontexten bereitstellen, einschließlich:

  • Bei Ihrer Registrierung als Mitglied oder Ehrenamtlicher.
  • Bei Ihrer Anmeldung zu einem von uns organisierten Workshop oder Veranstaltung.
  • Beim Ausfüllen von Formularen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, online oder in Papierform.
  • Wenn Sie uns über die verschiedenen Kommunikationsmittel, die wir anbieten (E-Mail, Telefon usw.), kontaktieren.

Sammlung über Dritte: Es kann vorkommen, dass wir Informationen über Sie von Dritten erhalten. Dies gilt insbesondere für Minderjährige, die sich für unsere Workshops anmelden, wenn die Daten von ihren Eltern oder gesetzlichen Vertretern bereitgestellt werden.

Externe Quellen: Obwohl dies seltener der Fall ist, könnten wir Informationen über Sie von Partnern oder assoziierten Organisationen erhalten, insbesondere wenn Sie an gemeinsamen Veranstaltungen oder Programmen teilgenommen haben.

Wir verpflichten uns, diese Informationen nur gemäß den Zwecken, für die sie gesammelt wurden, zu verwenden und ihre Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Pflicht zur Datenbereitstellung

Wenn Sie sich mit Code Club Luxemburg beschäftigen, können einige Informationen erforderlich sein, um Sicherheit, den reibungslosen Ablauf der Aktivitäten und die angemessene Kommunikation sicherzustellen. Hier sind einige Situationen, in denen wir Ihre Daten benötigen könnten:

  1. Anmeldung zu einem Workshop oder einer Aktivität: Für Sicherheit und Organisation könnten wir Daten wie Name, Alter und Kontaktinformationen für jeden Teilnehmer benötigen. Für minderjährige Teilnehmer könnten auch die Kontaktdaten eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten erforderlich sein.
  2. Ehrenamtliche oder Mitgliedschaft: Wer als Freiwilliger mitwirken oder Mitglied werden möchte, benötigt möglicherweise zusätzliche Informationen aus Koordinations- und Sicherheitsgründen.
  3. Anmeldung für Newsletter oder Updates: Wenn Sie regelmäßige Updates von uns erhalten möchten, wäre eine gültige E-Mail-Adresse erforderlich.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Bereitstellung persönlicher Daten in der Regel freiwillig ist. In einigen Fällen könnte das Fehlen erforderlicher Informationen jedoch Ihre Teilnahme an bestimmten Aktivitäten oder den Erhalt bestimmter Dienstleistungen einschränken.

Rechtliche Grundlagen für die Datenverarbeitung

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir durchführen, basiert auf einer genauen rechtlichen Grundlage gemäß der DSGVO:

  1. Zustimmung: Wenn Sie sich freiwillig für unsere Workshops, Veranstaltungen oder unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Diese Einwilligung ist frei und informiert und kann jederzeit widerrufen werden.
  2. Vertragserfüllung: Wenn Sie Mitglied, Freiwilliger oder Partner sind, können wir Ihre Daten im Rahmen der Vertragserfüllung verarbeiten. Dies könnte z.B. gelten, wenn Sie sich verpflichten, einen Workshop zu leiten oder einen Service bereitzustellen.
  3. Berechtigtes Interesse: Wir verarbeiten bestimmte Daten im Interesse unseres Unternehmens, z.B. um unsere Dienstleistungen zu verbessern, die Sicherheit unserer Workshops und Veranstaltungen zu gewährleisten oder für administrative Zwecke. Wir achten stets darauf, unsere Interessen mit Ihren Rechten und Freiheiten in Einklang zu bringen.

Datenverwendung

Ihre Daten werden verwendet, um:

  • Die Verwaltung und Organisation unserer Workshops und Veranstaltungen zu gewährleisten
  • Mit Ihnen über unsere Aktivitäten zu kommunizieren
  • Die Teilnahme zu verfolgen •
  • Unsere Dienstleistungen und Angebote zu verbessern

Datenweitergabe

Wir teilen Ihre Daten nicht zu kommerziellen Zwecken mit Dritten. Wir könnten jedoch mit Partnern oder Dienstleistern zusammenarbeiten, die Zugriff auf Ihre Daten haben, um spezifische Dienstleistungen in unserem Auftrag zu erbringen (z.B. Webhosting). Diese Partner sind verpflichtet, Ihre Daten vertraulich und sicher zu behandeln.

Internationale Datenübertragung

Unsere Hauptdatenverarbeitungsaktivitäten finden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt. Einige unserer Cloud-Dienstanbieter könnten jedoch Daten außerhalb des EWR speichern. In solchen Fällen stützen wir uns auf die DSGVO-Konformitätserklärungen dieser Anbieter, um sicherzustellen, dass Ihre Daten ausreichend geschützt sind.

Es ist nicht unsere Absicht, Ihre Daten aktiv außerhalb des EWR zu übertragen, es sei denn im Rahmen der Nutzung dieser speziellen Dienstleistungen. Wir verpflichten uns, die Situation zu überwachen und bei Bedarf unsere Praktiken zu überarbeiten, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Aufbewahrungsdauer

Wir verpflichten uns, Ihre persönlichen Daten nicht länger als für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer hängt von der Art der Daten und dem Grund ihrer Erhebung ab:

  • Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem Workshop: Diese Informationen werden für die Dauer des Workshops aufbewahrt, plus 6 bis 12 Monate, um mögliche administrative Aufgaben und Nacharbeiten zu verwalten.
  • Kontakt- oder Mitgliederinformationen: Diese Daten werden so lange aufbewahrt, wie Sie aktives Mitglied des Code Club Luxembourg sind. Danach könnten wir Ihre Informationen für zusätzliche 1 bis 2 Jahre aufbewahren, aus Gründen, die mit Ihrer Mitgliedschaft zusammenhängen, es sei denn, Sie geben uns andere Anweisungen.
  • Buchhaltungs- oder Steuerdaten: Entsprechend dem luxemburgischen Gesetz werden diese Daten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Aufbewahrungspolitik regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Vorschriften und unseren betrieblichen Anforderungen entspricht.

Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, ihre Löschung zu verlangen, ihre Verarbeitung einzuschränken und sich gegen ihre Verarbeitung zu widersetzen. Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie uns unter dataprotection@codeclub.lu kontaktieren.

Wir verpflichten uns, innerhalb der von der DSGVO vorgeschriebenen Fristen, in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, es sei denn, es liegen Ausnahmen vor, auf Ihre Anfragen zu reagieren. Wenn wir aus irgendeinem Grund nicht in der Lage sind, innerhalb dieser Frist auf Ihren Antrag zu reagieren, werden wir Sie über die Gründe für die Verzögerung informieren.

Sicherheit

Unabhängig von der Größe unserer Organisation hat die Sicherheit Ihrer Daten höchste Priorität. Wir ergreifen proaktive Maßnahmen, um Ihre Informationen zu schützen:

  • Sicherer Speicher: Wir speichern elektronische Informationen in sicheren Umgebungen, die durch Passwörter geschützt und nur eingeschränkt zugänglich sind.
  • Schulung: Unsere Freiwilligen und Mitarbeiter sind sich der Wichtigkeit der Datengeheimhaltung bewusst und werden geschult, sichere Praktiken bei der Handhabung persönlicher Informationen anzuwenden.
  • Regelmäßige Aktualisierungen: Wir stellen sicher, dass die von uns verwendete Software und Anwendungen regelmäßig aktualisiert werden, um von den neuesten Sicherheitskorrekturen zu profitieren.
  • Eingeschränkter Zugang: Nur autorisiertes Personal hat Zugang zu personenbezogenen Daten, und dieser Zugang ist je nach Bedarf begrenzt.
  • Überprüfung Dritter: Wenn wir Dienstleister wie Google Workspace verwenden, vertrauen wir auf ihren Ruf und ihr Engagement für den Datenschutz.

Wir sind bestrebt, den Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer Daten mit der gebotenen Sorgfalt und Aufmerksamkeit zu gewährleisten.

Nutzung unserer Webseite

Cookies und ähnliche Technologien: Unsere Webseite verwendet Cookies hauptsächlich aus funktionalen Gründen, insbesondere um unserem Team den Zugriff auf den administrativen Bereich zu ermöglichen. Diese Cookies sammeln keine persönlichen Informationen über Sie und werden nicht für Marketing- oder Tracking-Zwecke verwendet. Wenn Sie mehr über Cookies und deren Verwaltung erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, die Einstellungen Ihres Browsers zu überprüfen.

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Aktualisierungen dieser Richtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich zu aktualisieren, um rechtlichen, technologischen oder organisatorischen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Bei wesentlichen Änderungen, die sich auf die Art und Weise auswirken, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder auf Ihre Rechte als Benutzer, werden wir Sie aktiv informieren, sei es durch eine Benachrichtigung auf unserer Webseite oder per E-Mail, je nachdem, was angemessener ist. Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen, um darüber informiert zu sein, wie wir Ihre Daten schützen.

Kontaktstelle für Datenschutz

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Code Club Luxemburg haben, richten Sie Ihre Anfragen bitte an unsere offizielle Kontaktstelle für Datenschutz unter folgender Adresse: dataprotection@codeclub.lu.

An wen können Sie sich bei Konflikten wenden?

Bei Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Code Club Luxemburg, kontaktieren Sie uns bitte zuerst. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder glauben, dass Ihre Bedenken nicht gelöst wurden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde unter folgender Adresse einzureichen: 

Nationale Kommission für Datenschutz
Beschwerdedienst
1 Avenue du Rock’n Roll
L-4361 Esch-Sur-Alzette
Tel: +352 26 10 60-1
Mail: info@cnpd.lu

Datum der letzten Änderung dieser Richtlinie.